В компаниях любого размера есть совещания для обсуждения рабочих моментов. Но не всегда и не у всех сотрудников есть возможность присутствовать на них лично, тогда бизнесу приходится организовывать удаленные встречи. В этих случаях компаниям необходимо настроить видеоконференции, которые позволяют повысить эффективность внутренних коммуникаций.

Особенно актуальной эта тема стала в период пандемии, когда многие компании были вынуждены перейти на удаленную работу, из-за чего резко возросла потребность в качественной видеосвязи не только для внутреннего общения, но и для взаимодействия с клиентами.

Рассказываем, что такое видеоконференцсвязь и почему вашему бизнесу нужно ее настроить прямо сейчас.

Что такое видеоконференцсвязь

Видеоконференцсвязь (ВКС) — это технология, которая обеспечивает коммуникацию двух и более людей через аудио- и видеотрансляции в реальном времени независимо от их местоположения.

Видеоконференцсвязь строится на основе IP-протоколов и происходит через интернет или локальную сеть компании. Участники видят и слышат друг друга в режиме реального времени, также эта технология позволяет обмениваться данными и обрабатывать их с помощью инструментов совместной работы.

Виды видеоконференцсвязи

Видеоконференцсвязь классифицируют по разным признакам. Например, по количеству участников она может быть:

  • Персональной — 2 участника конференции.
  • Групповой — более двух участников.

Также выделяют следующие виды видеоконференцсвязи в зависимости от целей коммуникаций:

  • Видеоконференция. У всех участников видеозвонка одинаковые права, включены камеры и микрофоны. В бизнесе обычно используется для собраний отделов, демонстраций продукта, общения с клиентами и партнерами и т.д. Такой вид видеосвязи является самым распространенным.
  • Онлайн-лекция. В этом виде связи, как правило, камера и микрофон включены только у одного пользователя, который также может включить демонстрацию экрана. Например, так могут проходить дистанционные занятия в университете, когда студенты с выключенными камерами и микрофонами видят только преподавателя и предоставленный им материал. А он, в свою очередь, может контролировать присутствие и вовлеченность студентов.
  • Телеприсутствие. Это своеобразные виртуальные офисы — интерактивные комнаты, в которые сотрудники заходят в начале рабочего дня, включают камеру и работают с ощущением присутствия в офисе в привычной обстановке.
  • Вебинары. Групповой вид коммуникации, в котором есть один докладчик с включенным видео и аудио, а также аудитория, у которой не подключены камеры и микрофоны, но которая может общаться с докладчиком через чат. Вебинары подходят для демонстраций продукта компании или лекций.
  • Селекторная видеосвязь. Видеоконференцсвязь, при которой есть один организатор, который управляет встречей:  включает или выключает микрофоны у определенных участников. С помощью селекторной видеосвязи сотрудники обычно общаются на плановых созвонах, когда руководитель опрашивает подчиненных.

Преимущества видеоконференцсвязи

Для чего же бизнесу нужна видеоконференцсвязь, когда есть множество других каналов коммуникаций? Рассмотрим основные преимущества:

  • Приближенность к реальности. В случае с телефонной связью или мессенджерами участники не видят друг друга. Формат видеоконференции похож на реальную встречу, что помогает сконцентрироваться на решении вопросов.
  • Возможность участия большого количества людей. В процессе переговоров видеоконференцсвязь позволяет подключить сотни и даже тысячи участников для проведения масштабных мероприятий.
  • Экономия времени и финансов. Видеоконференцсвязь позволяет сотрудникам минимизировать время на поездки на встречи или командировки. Переговоры с партнерами или коллегами и совещания могут начаться прямо из рабочего кабинета в назначенное время в считанные минуты.
  • Интерактивность. Участникам видеоконференций доступны инструменты для совместной работы: чат, демонстрация рабочего стола, обмен файлами, опросы и т.д. Это позволяет оперативно и эффективно решать задачи, даже работая в удаленном режиме.
  • Мобильность. К видеоконференции можно подключиться с компьютера и с мобильных устройств, что позволяет сотрудникам оставаться на связи в любое время, находясь в любом месте.
  • Контроль. Руководители компаний с помощью видеоконференций могут легко отслеживать работу филиалов или удаленных сотрудников.
  • Безопасность. Для защиты данных видеоконференцсвязи применяются специальные протоколы передачи данных, которые содержат современные и надежные алгоритмы шифрования. Это снижает риск утечки и перехвата данных. 

Таким образом, если бизнесу необходимо личное общение для решения какой-либо части задач, видеоконференцсвязь позволит сотрудникам сделать это быстрее и эффективнее. 

Какому бизнесу подходит ВКС

Видеоконференцсвязь могут использовать в бизнесе компании, у которых:

  • сложная многоуровневая организационная структура с различными филиалами и подразделениями;
  • большое количество удаленных специалистов и взаимодействий с аутсорсинговыми компаниями;
  • бизнес-процессы организованы проектно (большое количество команд);
  • необходимость дистанционно презентовать продукт или услугу клиентам и партнерам компании.

Видеоконференцсвязь обычно используют средние и крупные предприятия из различных сфер, таких как: IT, образование, финансы, государственное управление, продажи, рекрутинг и медицина.

Например, сеть клиник «Скандинавия» с помощью платформы Voximplant настроила видеосвязь для проведения дистанционных консультаций врачей и запустила телемедицину в разгар пандемии.

Видеоконференцсвязь является альтернативой рабочим поездкам и командировкам, помогает проводить плановые совещания, дистанционно обучать сотрудников, проводить удаленные лекции, осуществлять видеоконсультации клиентов и собирать экспертные консилиумы. Все это позволяет сотрудникам компаний любой сферы, не отрываясь от рабочих задач, обсуждать важные моменты с коллегами, партнерами и клиентами.

Способы внедрения видеоконференцсвязи 

По типу реализации в компаниях выделяют следующие ВКС:

  • Локальные — системы видеоконференцсвязи, сервера которых встраиваются в инфраструктуру компании, работают только в пределах ее локальной сети и полностью ей контролируются.
  • Облачные (или программные) — сервера и вся инфраструктура для организации сеансов находятся у провайдера, который предоставляет компании облачную услугу видеоконференцсвязи через интернет. В компании находится программное обеспечение ВКС, которое устанавливается на компьютеры, ноутбуки или мобильные устройства с выходом в интернет, камерой, микрофоном или гарнитурой. Таким образом, контроль серверов видеоконференций находится у провайдера.
  • Гибридные — системы видеоконференцсвязи, для организации которых параллельно используются облачные и локальные решения. Компания может работать как во внутренней сети, так и через интернет. Например, использовать локальную ВКС для внутренних коммуникаций, а облачную — для общения с внешними пользователями. 

Облачные ВКС для большинства компаний являются приоритетным решением, так как обеспечивают возможность легкой установки и настройки, а также позволяют легко масштабироваться. 

Voximplant при настройке видеоконференцсвязи учитывает, что главные качества системы ВКС — гибкость и мобильность. На платформе Voximplant любой видеосервис для организации горячей линии, консультаций и совещаний, а также дистанционного обучения можно собрать за несколько часов. 

Для облегчения коммуникаций сотрудников HR-службы французской компании-ритейлера Leroy Merlin с кандидатами на базе платформы Voximplant был собран специальный интерфейс, позволяющий проводить удаленные видеособеседования по заданным параметрам. В интерфейсе сервиса сотрудник может ввести свой рабочий ID, ознакомиться с правилами участия в конкурсе и записать тестовое видео.  

Современные бизнес-коммуникации постепенно перетекают в удаленный формат. Такая тенденция касается всех отраслей экономики и сфер бизнеса. Готовые технические решения могут обеспечить качественную связь между большим количеством пользователей. Но если компании необходима гибкость решения с учетом организационной структуры и потребностей бизнеса и возможность легко интегрировать его в существующие процессы и системы, то ей рекомендуется внедрить систему видеоконференцсвязи самостоятельно либо с помощью профессионалов.